Afletteren, wat heeft dat met een cijferadministratie te maken? Logische vraag. Daarvoor eerst een stukje geschiedenis. Voor mutaties die bij elkaar hoorden, werd in het tijdperk voor de boekhoudsoftware een letter gezet. Zo is de term ‘Afletteren’ ontstaan. Tegenwoordig is afletteren het ‘matchen’ van mutaties die bij elkaar horen. Als je een factuur naar de klant stuurt, ontstaat er een openstaande post. Zodra de klant de factuur betaalt, ontstaan er mutaties. Die kun je tegen elkaar wegstrepen, oftewel afletteren. Hierdoor is je administratie weer in balans.

Mocht je weinig openstaande posten hebben, dan is handmatig afletteren of gebruik maken van een MT940- oftewel SWIFT MT940-bestand een prima manier. Dat bestand matcht bankbestanden met openstaande posten in je boekhouding. Geld dat je PSP overmaakt, kun je niet afletteren via een MT940-bestand, omdat order- en factuurnummers tussen de webshop en je boekhoudsoftware niet overeenkomen.

Veel PSP’s keren periodiek een totaalbedrag uit (bijvoorbeeld per dag of per week) voor meerdere webshoporders. Matchen is niet mogelijk omdat het totaalbedrag van de PSP niet overeenkomt met de met factuurbedragen in je boekhouding. Daarnaast kunnen uitgekeerde bedragen afwijken van de openstaande posten binnen je boekhouding. Dit komt door de commissie die de PSP inhoudt op bijvoorbeeld het totaalbedrag, door koerswisselingen, btw-afrondingsverschillen of door gebruik van vreemde valuta.

Herkenbaar? Kijk eens naar Aflettermodule 2.0 van xCore. Deze software lettert betalingen van je PSP automatisch af met je openstaande posten in Exact Online. Daarbij wordt rekening gehouden met de kosten die je PSP rekent. Van het ophalen van je betalingsbestand tot aan het matchen van je betaling. Alles gaat automatisch. De Aflettermodule 2.0 werkt nu exclusief met Mollie. Dit jaar zal xCore ook andere PSP’s aansluiten op de app.

Activeer Afletteren 2.0 in het App Center.

Auteur: René Albertema – Onlineondernemen.nl